Déploiement de la phase expérimentale du télétravail

Publié le 4 novembre 2020 Mis à jour le 19 mars 2021

Personnels concernés, modalités, procédure et calendrier de déploiement.

Le développement des nouvelles technologies de l'information et de la communication et la dématérialisation croissante des procédures constituent une opportunité pour réfléchir à de nouveaux modes d'organisation du travail, permettant une amélioration des conditions de vie au travail et une meilleure articulation entre vie professionnelle et vie personnelle. Les conditions de réussite de la mise en œuvre du télétravail, tant sur le plan organisationnel que matériel, sont désormais réunies. Ce dispositif va permettre de répondre à une forte attente exprimée par les agent·e·s et offrir de nouveaux modes de travail.

En vertu:

De la loi n°2012-347 du 12 mars 2012 - article 133, relative à l'accès à l'emploi de titulaire et à l'amélioration des conditions d'emploi des agent·e·s contractuel-le·s dans la fonction publique, à la lutte contre les discriminations et portant diverses dispositions relatives à la fonction publique.
Du décret n°2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature.
De l'arrêté du 03 novembre 2017 portant application au ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation du décret n°2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature.
De la loi n° 2019-828 du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique, notamment son art. 49.
Du décret n°2019-637 du 25 juin 2019 relatif aux modalités de mise en œuvre du télétravail à l'égard de certains agent·e·s publics et magistrats.
Du décret n° 2020-524 du 5 mai 2020 modifiant le décret n° 2016-151 du 11 février 2016 susvisé.
Du guide Télétravail de la DGAFP - MAI 2016 / Guide d'accompagnement à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique.

Vu l'avis positif du Comité Technique (CT) en date du 6 octobre 2020 relatif à la charte régissant la phase expérimentale du télétravail et le périmètre de celle-ci, après avis du Comité Hygiène et Sécurité et des Conditions de Travail en date du 9 octobre 2020, et après présentation en Conseil d'administration le 13 octobre 2020,

Conformément aux dispositions de la Charte concernant la mise en œuvre de la phase expérimentale du télétravail :


1. Les personnels concernés

Le dispositif d'expérimentation sera ouvert à l'ensemble des personnels BIATSS volontaires en fonction au sein de l'établissement. Tou·te·s les agent·e·s dont la quotité de travail s'inscrit dans l'article 4 de la charte sont concerné·e·s, quels que soient leur statut (titulaire ou contractuel) et leur grade, sous réserve que leurs tâches puissent être exécutées à distance via l'utilisation des technologies de l'information et de la communication.

1. Les modalités de déploiement

1.1 Le type de télétravail

Seul le télétravail qui s'exerce de manière régulière est possible durant la phase expérimentale. Cette forme d'organisation du travail devra répondre aux principes énoncés dans l'article 1 de la charte.

1.2 La durée et la quotité de travail
 
Conformément à l'article 3 de la Charte, la quotité des activités pouvant être exercées en télétravail est fixée à une journée maximum pour les agent·e·s à temps plein (sauf dérogation, voir dispositions spécifiques article 6 de la charte). Le télétravail ne concerne que les personnels dont la quotité de travail est égale ou supérieure à 80 %.
La phase expérimentale prendra fin au 31 décembre 2021 (cf article 2 de la charte).

1.3 Un déploiement progressif

Le déploiement de la phase expérimentale du télétravail à l'Université Toulouse - Jean Jaurès est réalisé de manière progressive. Il sera tenu compte, dans les services et composantes, des nécessités de service ainsi que du niveau d'équipement de ceux-ci, pour définir la date de sa mise en œuvre.
Cette démarche par palier facilite l'appropriation de ce nouveau mode de travail et l'accompagnement de son déploiement au plus près des parties prenantes (services RH, cadres et agent·e·s), tout en préservant l'intérêt du service.

1.4 Une procédure déconcentrée

La procédure d'instruction des demandes (cf article 7 de la charte) est entièrement déconcentrée au niveau des directions, services et composantes.
Cette déconcentration s'applique également aux demandes de télétravail pour des motifs médicaux en lien avec la médecine de prévention.
Conformément à la charte approuvée en Comité Technique, chaque situation de télétravail sera encadrée par un acte individuel autorisant le télétravail qui prendra la forme d'un arrêté.
Cette décision individuelle est prise entre la présidente de l'université ou son·sa représentant·e, le·la supérieur·e hiérarchique et l'agent·e.

1.5 Les mesures d'accompagnement complémentaires

Un kit documentaire est transmis à chaque responsable de service ou de composante pour présenter le dispositif, la procédure d'instruction des demandes, les conditions de mise en œuvre du télétravail.
Il est composé des documents suivants :
- un guide pour les responsables hiérarchiques;
- un guide pour les télétravailleur·e·s comportant les mesures de prévention des risques psychosociaux et des risques physiques (cf article 9 de la charte).
Des consignes sur les règles de sécurité et de confidentialité des données sont portées dans la documentation accompagnant la procédure, de même que dans l'arrêté de télétravail qui formalise son autorisation.
En complément de cette documentation pratique, des formations sont proposées aux
responsables hiérarchiques et aux télétravailleur·e·s par le pôle gestion des compétences de la DRH.
Enfin, la directrice des ressources humaines propose un accompagnement particulier aux responsables dans la phase d'instruction.

2. Le calendrier du déploiement

2.1 Le lancement de la phase d'expérimentation

Le dispositif d'expérimentation prend effet immédiatement. Toutefois il sera déployé au fil de l'eau, en fonction des nécessités de service et du niveau d'équipement de chaque entité (article 8 de la charte). Il pourra s'étaler de novembre 2020 à janvier 2021 et au-delà s'il s'avérait que cela soit nécessaire. L'acquisition d'ordinateurs portables a été lancée conformément au plan d'équipement défini par l'établissement. Néanmoins, les délais de livraison ainsi que ceux de préparation des machines par la DSI seront à prendre en compte pour débuter le télétravail. Si un·e agent·e souhaitait utiliser son matériel propre durant la phase expérimentale et en attendant l'équipement dédié, il·elle pourra le signaler à son·sa responsable afin de ne pas différer la période de début de mise en œuvre effective.

À l'issue de la diffusion de la présente circulaire, s'ouvre une période de recensement et d'instruction des candidatures selon le circuit suivant :
- Demande déposée par l'agent·e, accompagnée des documents obligatoires (cf article S. Conditions d'éligibilité) ;
- Entretien entre l'agent·e et son·sa supérieur·e hiérarchique ;
- Visa par le·la chef·fe de service ou le·la responsable de composante, sur chaque demande et formulation d'un avis ;
- Examen de l'ensemble des demandes par la direction des ressources humaines, pour accord ou refus.

Ce double examen a pour objectif de garantir l'homogénéité des instructions pour une équité de traitement et de s'assurer du respect des règles en vigueur.

2.2 Le principe de réversibilité

Il est prévu, dans la phase d'expérimentation, une période d'adaptation (cf article 7 de la charte). Pendant cette période, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail. Au-delà de celle­ ci, et par accord des parties, il peut être mis fin au télétravail dans les conditions stipulées dans la charte.

2.3 L'évaluation du dispositif

Une évaluation sera mise en œuvre in itinere sous forme d'un questionnaire transmis par la DRH à l'agent·e et à son·sa supérieur·e hiérarchique (article 10 de la charte).

Un comité de suivi évaluera le dispositif à l'issue de la période d'expérimentation.

Les documents de référence pour la phase d'expérimentation du télétravail à l'UT2J :

Charte du télétravail à l'UT2J, phase expérimentale
Demande de télétravail - annexe 1
Auto-évaluation - annexe 2
Avis responsable hiérarchique - annexe 3
Installation électrique - annexe 4
Attestation sur l'honneur - annexe 5