Conventions

NOTE relative aux conventions et à leurs règles de gestion interne

Les conventions passées par l'université avec des tiers doivent faire l'objet d'une attention toute particulière.

La présente note a pour objet de rappeler quelques règles élémentaires dans ce domaine et de préciser le circuit que doivent emprunter les conventions à partir du 1er novembre 2009.

Seul le président est habilité à signer les conventions. Cela vaut également pour les instituts et les écoles internes, sauf cas de dérogation expresse.

Les conventions signées par le président doivent être approuvées par le conseil d'administration pour devenir exécutoires, sauf pour celles dont le montant n'excède pas le seuil de 30 000 €, porté à 100 000 € pour les conventions de recherche, en vertu de la délégation accordée au président par la délibération n°8 du conseil d'administration du 10 juin 2008.

Afin de garantir la responsabilité juridique et financière de l'université, toutes les conventions doivent être présentées au visa du secrétaire général.

Le secrétariat général (service conventions rattaché aux affaires juridiques et contentieuses en liaison avec le service affaires générales) procédera à un enregistrement des conventions (à l'exception des conventions de recherche qui restent enregistrées et gérées par la maison de la recherche) avec un n° d'ordre qui permettra d'en assurer la traçabilité. Un original de chaque convention sera gardé au service des affaires générales. Le secrétariat général s'engage, hors circonstances exceptionnelles, à présenter la convention à la signature du président ou à faire une information vers l'expéditeur si nécessaire, dans un délai maximum de 3 jours ouvrés.

Pour les conventions qui nécessitent une validation par le conseil d'administration, Mme la responsable des affaires générales assurera l'envoi de la convention aux cocontractants pour signature.

Par ailleurs, chaque composante voudra bien nommer un correspondant convention dont le rôle sera d'assurer un soutien de premier niveau à la composante en matière de convention. Ce correspondant suivra une formation assurée par le service affaires juridiques et contentieuses.

Vous trouverez annexé à la présente note un "bordereau de signatures", de couleur bleue, qui devra être placé systématiquement sur la couverture de chaque parapheur comportant une convention afin de permettre l'identification rapide des conventions empruntant le circuit des signatures et l'accélération de leur traitement. Les parapheurs ne portant pas sur la page de couverture le bordereau intégralement complété seront retournés à leur expéditeur. Ces parapheurs sont à adresser au service conventions/affaires juridiques et contentieuses.

Ce document se présente en 2 parties :

  • la première partie comporte des informations relatives à la convention elle-même :
    - composante ou service expéditeur,
    - objet de la convention,
    - montant en euros,
    - unité budgétaire et centre de responsabilité de rattachement,
    - personne responsable (dans la composante ou service expéditeur) du suivi de la convention

  • La seconde partie du document formalise le circuit des visas :
    - cellule juridique,
    - affaires générales,
    - secrétariat général,
    - présidence,

Je vous remercie pour la vigilance avec laquelle vous appliquerez ces dispositions. En effet le respect de ce circuit doit faciliter la circulation et le traitement de documents forts variés de part leur objet et leur origine, garantir la responsabilité de l'université vis-à-vis des tiers et assurer le suivi de nos conventions.

Christophe GIRAUD
Dates
Créé le 21 octobre 2009, Mis à jour le 13 octobre 2010