Que sont les Archives ? Quel rôle ? Quelles missions ?

Publié le 23 mars 2012 Mis à jour le 28 mars 2012

La définition des archives.

Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme, leur support, produits ou reçus par une personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité (code du patrimoine, art. 211-1).

Les Archives désignent aussi les locaux ou dépôts où sont conservés les documents.

 

Ce qu’elles ne sont pas : des vieux papiers.

 

Les archives sont aussi définies par 3  âges :

  • les archives courantes : ce sont les documents papier ou informatiques utilisés au quotidien (code du patrimoine, art. R212-10)

  • les archives intermédiaires : ce sont les documents n’étant plus d’une utilisation immédiate et quotidienne mais dont la conservation s’avère nécessaire pour des raisons juridiques ou administratives. Au terme du délai de la durée d’utilisation administrative (DUA), ces archives sont soit éliminées soit conservées en fonction de leur intérêt juridique ou historique (code du patrimoine, art. R212-11).

  • les archives définitives sont conservées indéfiniment pour des raisons juridiques, historiques et patrimoniales. L’archive peut faire droit : droit de la preuve que doit pouvoir exercer tout un chacun. L’archive constitue aussi la substance de toute matière historique (code du patrimoine, art. R212-12).

 

L’Université Toulouse II-Le Mirail étant un établissement public à caractère scientifique et professionnel, elle produit donc à ce titre des archives publiques, qui de par le corpus législatif sur les archives, (lois du 3 janvier 1979 et du 15 juillet 2008 incluses dans le code du patrimoine, livre II, art. L212-4) sont imprescriptibles et inaliénables.

Elles sont soumises aux règles et procédures de gestion des archives publiques définies dans le livre II du code du patrimoine.

 

Le rôle d’un service d’Archives au sein s’une institution.

Le service des Archives collecte, classe, conserve, communique les documents produits ou reçus par l’institution dans un cadre règlementaire précis afin de pouvoir restituer à tout moment et rapidement les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’administration, aux usagers devant faire valoir leurs droits, à la confortation de la mémoire de cette même institution.

Il ne se substitue pas aux services quant à leur responsabilité sur leurs propres archives et dans leur gestion. Chaque producteur d’archives, service, agent, est responsable de ses documents aussi bien papier qu’informatiques.

Il apporte son aide et son conseil à toute étape de l’archivage, de la collecte qui s’effectue par versements aux éliminations des documents n’ayant plus d’utilité ni juridique, ni administrative ou historique.

 

Les missions d’un service d’Archives

La volonté de créer un service d’Archives au sein de l’université s’est manifestée pour se mettre en conformité avec la loi  mais aussi instaurer une culture de l’archivage permettant :

  • d’appuyer les grandes fonctions de l’université
  • d’assurer un fonctionnement optimal de l’administration
  • de préserver les droits de l’université et des usagers.
  • de conserver la mémoire de l’institution à travers la pérennité de ses archives.

 

Les archives sont aussi l’affaire de tous et de chacun.