SCOUT Documents : gestion

L'outil Documents permet de créer et sauvegarder sur le SCOUT des fichiers privés, ou bien partagés dans des Groupes.
 
Accéder aux documents
  • Cliquez dans la barre supérieur du SCOUT sur barre scout
  • En partie gauche de l'écran, cliquer sur la flèche à droite de Environnement privé
  • Une liste déroulante permet d'accéder à son espace privé (positionnement par défaut) ou aux espaces de sauvegarde des différents Groupes.


Créer et gérer les dossiers
  • En partie gauche de l'écran, cliquer sur les  ... à droite du niveau choisi (Mes documents, nom de groupe ou de dossier)
  • Nouveau dossier
  • Renommer
  • Déplacer : à un autre endroit dans l'arborescence ou vers les documents d'un autre groupe
  • Droits d'accès : Permet à l'administrateur ou co-administrateur du groupe de définir qui dans le groupe a le droit d'ajouter ou d'ajouter et de supprimer du contenu.


Créer un document
  • Soit directement dans le SCOUT en cliquant sur le bouton Nouveau, puis Créer
  • Soit en chargeant un document existant sur Hawai ou son PC : cliquer sur Nouveau, puis sur Charger, chercher et sélectionner le document.


Actions possibles sur les documents
Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le nom du fichier.
  • Télécharger : vers son PC.
  • Éditer en ligne : pour le modifier en ligne dans le SCOUT
  • Renommer
  • Déplacer : choisir le dossier de destination
  • Copier vers : créé une copie du fichier dans un autre dossier, l'original restant à son emplacement. Les modifications faites dans l'un ne sont pas reportées dans l'autre
  • Envoyer :
    • par mail : en pièce attachée
    • comme hyperlien : utile pour un fichier volumineux, sous la forme d'un lien de téléchargement valable quelques jours, avec possibilité d'être notifié du téléchargement par les destinataires
    • vers une boîte de dépôt : il en existe une pour chaque groupe.
  • Commentaire : accessible ensuite via un pictogramme visible dans la liste des fichiers
  • Accès direct : permet d'obtenir l'URL du document, pour le publier en accès libre hors du SCOUT
  • Partager avec des groupes : le fichier reste à son emplacement, mais il est aussi visible dans les documents du groupe choisi
  • Droits d'accès : visible pour un document dans un groupe, mais pas dans son espace privé. Permet à l'administrateur ou co-administrateur du groupe de définir si le fichier est ouvert en lecture seule ou également à la modification, pour tout le groupe ou membre par membre.
Dates
Créé le 4 juin 2021